Szabályok
A legfontosabb szabály: a termeket foglalási sorrendben lehet igénybe venni. A foglaltság nem keletkezik egy telefonhívás, személyes megjelenés, de még e-mail küldés esetén sem. Ugyanez a foglalási sorrend vonatkozik a többi erőforrásra is (okostévé, hangosítás stb.)
A terem foglaltsága akkor biztos, ha:
- Megjelenik „KÉSZ” állapotban a https://ckheger.hu/naptar oldalon.
- Vagy e-mailben visszajelzünk az igénylésre, és levélben elfogadjuk az igénylést (vsz. mindkettő egyszerre).
Ha valaki lefoglalt egy termet és másik szervezet szeretne ott, a foglalt időben, ugyanazt a termet (szolgáltatást, erőforrást) használni, akkor meg kell egyezniük egymással, mi tartjuk a foglalási sorrend alapelvet.
Folyamat:
1. Tervezd meg a rendezvényedet, ez egy külön szakma, legyen meg a célcsoport, helyszín, létszám, felelősök, a folyamat, előkészületek, befejezés, ezek önkéntesei stb. Ne utólag módosítgasd a rendezvényt, és ne aznap találd ki, hogy nektek még ez is kell, meg az is kell. Nagyon rugalmasak vagyunk, de megőrjít bennünket, ha a Ti eseményeteket mikromenedzseljük, miközben még 3 hasonló esemény van a Házban.
2. A szervezés közben vagy vége felé nézd meg a https://ckheger.hu/naptar oldalon, hogy az adott napon szabad-e az adott terem. A termek leírása (ülőhelyek, négyzetméter, berendezés, szolgáltatások) is elérhető a weboldalunkon: https://ckheger.hu/termek.
3. Ha szabad a terem, akkor töltsd ki az esemény-igénylő lapot: https://ckheger.hu/teremfoglalas Ezért kellett jól megtervezni az eseményt: itt bekérjük a szervezői, erőforrás adatokat is, minél több adatot adsz meg, nekünk annyival könnyebb az esemény befogadása.
4. Ha bármi változik az eseménnyel kapcsolatban, az esemény időpontjáig, de inkább minél hamarabb jelezd ezt nekünk emailben. Telefonon nem jó (nem marad írásos nyoma). Csak az a változás érvényes és elfogadott (és csak arra hivatkozhatsz), ami megjelenik a https://ckheger.hu/naptar oldalon lévő eseményednél.
5. Az esemény kezdése napjáig (legkésőbb aznap) aláírjuk az esemény szerződését. Minta szerződések elérhetők itt:
6. Az esemény napján a megadott időben jelenjetek meg, az előzetes előkészítést és az utólagos rendrakást-elpakolást is tervezd be a foglalt időbe (a csúszással más eseményeknek és közösségeknek ártasz – neked jól esne?). Megfelelő számű önkéntessel dolgozzatok, a Házra vigyázzatok, a szabályokat tartsátok be.